Bundesweiter Ganztagsschulkongress „Ideen für mehr! Ganztägig lernen.“
Einzigartige Veranstaltungserlebnisse und eine individuelle Dokumentation
Knapp 1.300 Teilnehmerinnen und Teilnehmer trafen sich bis 2013 jährlich beim Ganztaggsschulkongress im bcc in Berlin. An zwei Tagen tauschten sie ihre Erfahrungen aus, bildeten sich weiter und diskutierten den aktuellen Stand der Ganztagsschulentwicklung.
In den Jahren 2011 bis 2013 waren wir im Auftrag der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung dafür zuständig, tolle Erlebnisse für die Teilnehmer:innen zu ermöglichen: Wir entwickelten und realisierten eine individuelle Kongressdokumentation für jede:n Teilnehmer:in, evaluierten den Kongress und die einzelnen Programmangebote und waren für das Teilnehmer:innenmanagement zuständig.
- Auftraggeber:
- Deutsche Kinder- und Jugendstiftung gGmbH
- Zeitraum:
- 2011, 2012, 2013
- Leistungen:
- Ideenentwicklung, Konzeption und Umsetzung einer individuellen Kongressdokumentation, Anmelde- und Teilnehmer:innenmanagement, Veranstaltungsdokumentation, Evaluation
- Infos:
- www.ganztaegig-lernen.de, www.dkjs.de
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Teilnehmeranmeldung beim Ganztagsschulkongress 2013
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Schneller CheckIn für Teilnehmerin, die Ihre Einlasskart schon beim Ankommen in der Hand hat.
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Die HelferInnen des Ganztagsschulkongress unterstützen die Anmeldung. Im Hintergrund hilft unsere Mitarbeiterin bei Fragen weiter.
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Zum Veranstaltungsbeginn ist viel los – Warten muss trotzdem keiner lange.
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Unser Event-Tool inKongress ist nach einer kurzen Einführung auch für Helfer ohne Vorerfahrung nutzbar.
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Bei den Helferinnen wird jedem schnell und unkompliziert weitergeholfen.
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Nach kürzester Zeit ist es an der Anmeldung wieder ruhig.
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In den Workshop-Räumen können die TeilnehmerInnen ihr Feedback hinterlassen und die Dokumentation bestellen.
Anmeldeverfahren
Teilnehmerinnen und Teilnehmer
individuelle Rückmeldungen
gemeinsame Datengrundlage
Die Herausforderung
Wie kann man jedem Teilnehmenden einer so großen Veranstaltung wie dem Ganztagsschulkongress auf ihrem/seinem individuellen Weg zur und durch die Veranstaltung begleiten? Wie wird man jedem Teilnehmenden in der Betreuung trotz sechs verschiedener Anmeldeverfahren gerecht und behält als Veranstaltender den Überblick? Wie kann man die Ergebnisse der vielfältigen Programmangebote festhalten und den Teilnehmer:innen gut zugänglich machen, ohne sie mit der Menge des Materials zu überfordern? Und wie erfährt man am Ende, wie die Teilnehmenden den Kongress wahrgenommen haben, wenn jede:r ganz andere Programmangebote besucht hat?
Unsere Lösung
Wir helfen der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung, allen Teilnehmenden ein individuelles Kongresserlebnis zu ermöglichen. Die Basis bildet unser Online-Tool inKongress. Damit konnten wir sechs verschiedene Einladungs- und Anmeldeverfahren sowie die Vielfalt der Programmangebote abbilden und eine einheitliche, fortlaufend aktualisierte Datenbasis schaffen. Auf dieser Grundlage erhielt jede:r Besucher:in vor der Veranstaltung E-Mails und
einen Teilnahmebogen. Mit dem Barcode auf dem Teilnahmebogen konnten die knapp 1.300 Teilnehmenden schnell eingecheckt werden. Mit sechs „Doku-Cards“ bestellten die Teilnehmer:innen die Dokumentation einzelner Programmangebote. Vor Ort koordinierten wir die Dokumentation der über 30 Programmangebote. Ihre Rückmeldungen zu einzelnen Programmangeboten konnten die Teilnehmenden direkt im Anschluss mit kleinen Feedback-Karten abgeben. Zurück zu Hause erwartete sie ein Online-Fragebogen zur Evaluation der Gesamtveranstaltung.
Das Ergebnis
Dank inKongress war die Organisation der Veranstaltung und die Kommunikation mit den Teilnehmenden so leicht wie nie zuvor. Zugleich fühlten sich die Teilnehmer:innen individuell und wertschätzend betreut. Am Abend des letzten Kongresstags konnten die Besucher:innen auf alle Fotos, Präsentationen und Handouts aus den Programmangeboten zugreifen. Nach wenigen Tagen erhielt jeder Teilnehmende eine individuell zusammengestellte Dokumentation per E-Mail. Zugleich konnte der Veranstalter eine Evaluation nutzen, die nicht nur wertvolle Rückmeldungen zur Veranstaltung enthielt, sondern sogar eine Beurteilung der Teilnehmer:innenzufriedenheit auf Workshopebene ermöglichte.
