Bundesweiter Ganztagsschulkongress „Ideen für mehr! Ganztägig lernen.“

Auftraggeber:

Deutsche Kinder- und Jugendstiftung gGmbH

Zeitraum:

2011, 2012, 2013

Leistungen:

Ideenentwicklung, Konzeption und Umsetzung einer individuellen Kongressdokumentation, Anmelde- und Teilnehmermanagement, Veranstaltungsdokumentation, Evaluation

Infos:

www.ganztaegig-lernen.de, www.dkjs.de

• Teilnehmeranmeldung beim Ganztagsschulkongress 2013

• Schneller CheckIn für Teilnehmerin, die Ihre Einlasskart schon beim Ankommen in der Hand hat.

• Die HelferInnen des Ganztagsschulkongress unterstützen die Anmeldung. Im Hintergrund hilft unsere Mitarbeiterin bei Fragen weiter.

• Zum Veranstaltungsbeginn ist viel los – Warten muss trotzdem keiner lange.

• Unser Event-Tool inKongress ist nach einer kurzen Einführung auch für Helfer ohne Vorerfahrung nutzbar.

• Bei den Helferinnen wird jedem schnell und unkompliziert weitergeholfen.

• Nach kürzester Zeit ist es an der Anmeldung wieder ruhig.

• In den Workshop-Räumen können die TeilnehmerInnen ihr Feedback hinterlassen und die Dokumentation bestellen.

Die Herausforderung

Wie kann man jeden Teilnehmer einer so großen Veranstaltung wie dem Ganztagsschulkongress auf seinem individuellen Weg zur und durch die Veranstaltung begleiten? Wie wird man jedem Teilnehmer in der Betreuung trotz sechs verschiedener Anmeldeverfahren gerecht und behält als Veranstalter den Überblick? Wie kann man die Ergebnisse der vielfältigen Programmangebote festhalten und den Teilnehmern gut zugänglich machen, ohne sie mit der Menge des Materials zu überfordern? Und wie erfährt man am Ende, wie die Teilnehmer den Kongress wahrgenommen haben, wenn jeder ganz andere Programmangebote besucht hat?

Unsere Lösung

Wir helfen der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung, allen Teilnehmern ein individuelles Kongresserlebnis zu ermöglichen. Die Basis bildet unser Online-Tool inKongress. Damit konnten wir sechs verschiedene Einladungs- und Anmeldeverfahren sowie die Vielfalt der Programmangebote abbilden und eine einheitliche, fortlaufend aktualisierte Datenbasis schaffen. Auf dieser Grundlage erhielt jeder Besucher vor der Veranstaltung E-Mails und
einen Teilnahmebogen. Mit dem Barcode auf dem Teilnahmebogen konnten die knapp 1.300 Teilnehmer schnell eingecheckt werden. Mit sechs „Doku-Cards“ bestellten die Teilnehmer die Dokumentation einzelner Programmangebote. Vor Ort koordinierten wir die Dokumentation der über 30 Programmangebote. Ihre Rückmeldungen zu einzelnen Programmangeboten konnten die Teilnehmer direkt im Anschluss mit kleinen Feedback-Karten abgeben. Zurück zu Hause erwartete sie ein Online-Fragebogen zur Evaluation der Gesamtveranstaltung.

Das Ergebnis

Dank inKongress war die Organisation der Veranstaltung und die Kommunikation mit den Teilnehmern so leicht wie nie zuvor. Zugleich fühlten sich die Teilnehmer individuell und wertschätzend betreut. Am Abend des letzten Kongresstags konnten die Besucher auf alle Fotos, Präsentationen und Handouts aus den Programmangeboten zugreifen. Nach wenigen Tagen erhielt jeder Teilnehmer eine individuell zusammengestellte Dokumentation per E-Mail. Zugleich konnte der Veranstalter eine Evaluation nutzen, die nicht nur wertvolle Rückmeldungen zur Veranstaltung enthielt, sondern sogar eine Beurteilung der Teilnehmerzufriedenheit auf Workshopebene ermöglichte.