Bundesweiter Ganztagsschulkongress „Ideen für mehr! Ganztägig lernen.“

Einzigartige Veranstaltungserlebnisse und eine individuelle Dokumentation

Knapp 1.300 Teilnehmerinnen und Teilnehmer trafen sich bis 2013 jährlich beim Ganztaggsschulkongress im bcc in Berlin. An zwei Tagen tauschten sie ihre Erfahrungen aus, bildeten sich weiter und diskutierten den aktuellen Stand der Ganztagsschulentwicklung.

In den Jahren 2011 bis 2013 waren wir im Auftrag der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung dafür zuständig, tolle Erlebnisse für die Teilnehmer zu ermöglichen: Wir entwickelten und realisierten eine individuelle Kongressdokumentation für jeden Teilnehmer, evaluierten den Kongress und die einzelnen Programmangebote und waren für das Teilnehmermanagement zuständig.

Auftraggeber:
Deutsche Kinder- und Jugendstiftung gGmbH
Zeitraum:
2011, 2012, 2013
Leistungen:
Ideenentwicklung, Konzeption und Umsetzung einer individuellen Kongressdokumentation, Anmelde- und Teilnehmermanagement, Veranstaltungsdokumentation, Evaluation
Infos:
www.ganztaegig-lernen.de, www.dkjs.de

Anmeldeverfahren

Teilnehmerinnen und Teilnehmer

individuelle Rückmeldungen

gemeinsame Datengrundlage

Das Problem

Die Herausforderung

Wie kann man jeden Teilnehmer einer so großen Veranstaltung wie dem Ganztagsschulkongress auf seinem individuellen Weg zur und durch die Veranstaltung begleiten? Wie wird man jedem Teilnehmer in der Betreuung trotz sechs verschiedener Anmeldeverfahren gerecht und behält als Veranstalter den Überblick? Wie kann man die Ergebnisse der vielfältigen Programmangebote festhalten und den Teilnehmern gut zugänglich machen, ohne sie mit der Menge des Materials zu überfordern? Und wie erfährt man am Ende, wie die Teilnehmer den Kongress wahrgenommen haben, wenn jeder ganz andere Programmangebote besucht hat?

Die Idee

Unsere Lösung

Wir helfen der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung, allen Teilnehmern ein individuelles Kongresserlebnis zu ermöglichen. Die Basis bildet unser Online-Tool inKongress. Damit konnten wir sechs verschiedene Einladungs- und Anmeldeverfahren sowie die Vielfalt der Programmangebote abbilden und eine einheitliche, fortlaufend aktualisierte Datenbasis schaffen. Auf dieser Grundlage erhielt jeder Besucher vor der Veranstaltung E-Mails und
einen Teilnahmebogen. Mit dem Barcode auf dem Teilnahmebogen konnten die knapp 1.300 Teilnehmer schnell eingecheckt werden. Mit sechs „Doku-Cards“ bestellten die Teilnehmer die Dokumentation einzelner Programmangebote. Vor Ort koordinierten wir die Dokumentation der über 30 Programmangebote. Ihre Rückmeldungen zu einzelnen Programmangeboten konnten die Teilnehmer direkt im Anschluss mit kleinen Feedback-Karten abgeben. Zurück zu Hause erwartete sie ein Online-Fragebogen zur Evaluation der Gesamtveranstaltung.

Das Ergebnis

Das Ergebnis

Dank inKongress war die Organisation der Veranstaltung und die Kommunikation mit den Teilnehmern so leicht wie nie zuvor. Zugleich fühlten sich die Teilnehmer individuell und wertschätzend betreut. Am Abend des letzten Kongresstags konnten die Besucher auf alle Fotos, Präsentationen und Handouts aus den Programmangeboten zugreifen. Nach wenigen Tagen erhielt jeder Teilnehmer eine individuell zusammengestellte Dokumentation per E-Mail. Zugleich konnte der Veranstalter eine Evaluation nutzen, die nicht nur wertvolle Rückmeldungen zur Veranstaltung enthielt, sondern sogar eine Beurteilung der Teilnehmerzufriedenheit auf Workshopebene ermöglichte.